Chiar dacă un sistem de supraveghere video l-ar ajuta pe angajator să-și atingă scopul cel mai simplu și fără loc de echivoc, monitorizarea prezenței la birou a angajaților ce lucrează în sistem hibrid se poate face și în alte moduri care să nu constituie o problemă din perspectiva prelucrării datelor personale.
Mulți angajatori instalează camere video din motive de securitate, dar și pentru a supraveghea activitatea angajaților.
Monitorizarea video este legală, în condițiile în care angajații sunt informați și își exprimă acordul în acest sens.
Există totuși cazuri în care angajații sunt filmați de camere spion, iar acest lucru este considerat ilegal. Atâta timp cât compania are o nevoie legitimă de a filma, zonele aflate sub supraveghere sunt publice, iar angajații și-au exprimat acordul de a fi monitorizați, supravegherea video este considerată legală.
Trebuie să existe indicii suficiente că ar putea exista o formă de activitate infracțională ce l-a determinat pe angajator să monteze camere ascunse. Așadar, monitorizarea ascunsă trebuie efectuată numai în situații excepționale. Supravegherea video poate fi făcută doar în anumite scopuri.
Concret, camerele video pot fi folosite pentru a asigura paza și protecția persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a instalațiilor de utilitate publică, dar și a împrejmuirilor acestora.
De cele mai multe ori, scopul camerelor de supraveghere se raportează la securitatea la locul de muncă, fiind montate pentru prevenirea și combaterea săvârșirii de infracțiuni.
Camerele video pot fi instalate și în spații publice, dar numai în locuri vizibile. Cunoaștem faptul că pe anumite străzi se află camere de supraveghere pentru monitorizarea traficului rutier și nu numai.
Monitorizarea video și prelucrarea datelor personale
Sunt situații în care supravegherea este utilizată, pe lângă scopul comunicat, și pentru monitorizarea performanței sau conduitei angajaților. Acest demers însă, nu este conform cu legea.
Imaginile obținute prin utilizarea sistemelor de supraveghere video reprezintă date cu caracter personal. Dacă nu există obligații legale exprese sau interes legitim, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin mijloace de supraveghere video nu se poate efectua decât pe baza consimțământului expres și liber exprimat al acestora.
Totodată, nu este permisă prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților prin mijloace de supraveghere video în interiorul birourilor unde aceștia își desfășoară activitatea la locul de muncă, cu excepția situațiilor prevăzute expres de lege sau a avizului Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
Astfel, se consideră că instalarea camerelor video în birouri este o măsură disproporționată, prin care a fost încălcat dreptul la viața privată al salariaților și s-a creat un disconfort prin monitorizarea continuă a acestora.
Este interzisă prelucrarea datelor cu caracter personal prin mijloace de supraveghere video în spații în care se impune asigurarea intimității persoanelor, cum ar fi: cabine de probă, vestiare, cabine de duș, toalete și alte locații similare.
În general, companiile private au dreptul de a-și supraveghea video angajații, mai ales dacă monitorizarea se realizează conform legii. Amplasarea camerelor de supraveghere în locuri publice sau zone ce presupun interacțiune cu publicul este o acțiune legală și necesară din punct de vedere al siguranței și securității angajaților.
Când este legală monitorizarea video a angajaților?
Interesul legitim pentru prelucrarea datelor personale printr-o măsură de supraveghere a angajaților la birou nu este suficient prin el însuși, chiar dacă e prevăzut la nivel intern și măsura e adusă la cunoștința celor vizați, dacă firma (operatorul de date) nu poate să dovedească de ce măsura ar fi fost justificată și că a încercat altele mai puțin intruzive care nu au mers.
Orice monitorizare video trebuie să aibă la bază un temei juridic. Majoritatea amenzilor se dau pentru că nu există un temei juridic pentru prelucrare.
În locurile în care angajații nu au fost informați și nu sunt conștienți de supravegherea video, angajatorul procedează în mod ilegal. Drept urmare, angajatorii sunt obligați prin lege să comunice dacă există camere la locul de muncă. În caz contrar, instanțele de judecată vor impune angajatorului să plătească amenzi și daune sau, după caz, să execute pedeapsa cu închisoarea.
Condiții pentru o prelucrare legală a supravegherii video
Prelucrarea este legală numai dacă și în măsura în care se aplică cel puțin una dintre următoarele condiții:
– persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice;
– prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract;
– prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului;
– prelucrarea este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice;
– prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul;
– prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de operator sau de o parte terță, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate, care necesită protejarea datelor cu caracter personal, în special atunci când persoana vizată este un copil.
În cazul în care sunt utilizate sisteme de monitorizare prin mijloace de comunicații electronice și/sau prin mijloace de supraveghere video la locul de muncă, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților, în scopul realizării intereselor legitime urmărite de angajator, este permisă numai dacă:
a) interesele legitime urmărite de angajator sunt temeinic justificate și prevalează asupra intereselor sau drepturilor și libertăților persoanelor vizate;
b) angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă și în mod explicit a angajaților;
c) angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanții angajaților înainte de introducerea sistemelor de monitorizare;
d) alte forme și modalități mai puțin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu și-au dovedit anterior eficiența;
e) durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporțională cu scopul prelucrării, dar nu mai mare de 30 de zile, cu excepția situațiilor expres reglementate de lege sau a cazurilor temeinic justificate.
Situații în care este legală monitorizarea CCTV
Monitorizarea CCTV- “closed circuit television”, la locul de muncă este legală în următoarele situații:
– angajatul lucrează în locuri în care securitatea este vitală: școli, bănci, spitale, aeroporturi, magazine, cazinouri, etc.;
– interesele companiei au prioritate în fața intereselor angajaților;
– rolul supravegherii CCTV este comunicat angajaților prin notificări;
– procedurile de sănătate și de securitate ale angajaților sunt respectate cu strictețe;
– angajații semnează acordul GDPR de prelucrare a datelor cu caracter personal;
– angajatorul respectă acordul GDPR de a colecta și a utiliza în mod responsabil datele cu caracter individual ale angajaților;
– angajatorul protejează drepturile și interesele angajaților.
Dacă angajatorul declară că monitorizarea CCTV se realizează din motive de securitate, dar se descoperă ulterior că filmările sunt pentru a evalua performanța angajaților, atunci această supraveghere nu este legală (fără acordul scris al acestora).
Condiții la instalarea camerelor de supraveghere
În primul rând, reprezentantul societății poate monta camere video la locul de muncă dacă are licență de funcționare, care este eliberată în cazul în care s-a obținut avizul favorabil din partea Serviciului Român de Informații. În prealabil, va depune documentele necesare pentru obținerea autorizației pentru montare a sistemelor de supraveghere.
De regulă, persoanele interesate apelează la o firmă autorizată pentru asemenea activități. Dacă ești în căutarea unei firme care se ocupă de montarea camerelor video trebuie să știi că în spațiile publice, camerele de supraveghere pot fi montate doar de către firmele care au licență acordată de Inspectoratul General al Poliției Române.
În anumite situații, pentru instalarea camerelor de supraveghere este nevoie de o DPIA, adică de o analiză de impact asupra protecției datelor cu caracter personal. Astfel, evaluarea impactului asupra protecției datelor cu caracter personal pe care o are o anumită prelucrare a acestor date este obligatorie atunci când prelucrarea este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice.
Concluzii
Când angajatorii folosesc camere video pentru a-și monitoriza salariații, trebuie să existe un temei legal. În astfel de cazuri, se realizează o analiză ce vizează interesele companiei, pe de o parte, și drepturile angajaților, pe de cealaltă parte. Dacă analiza concluzionează că interesele companiei au prioritate, atunci supravegherea video este legală. Dacă analiza stabilește că drepturile angajaților sunt mai presus de interesele companiei, atunci monitorizarea video este considerată ilegală.
De asemenea, dacă angajatorul declară că utilizează camere video strict în scopuri de securitate, rezultă că supravegherea angajaților este ilegală, în condițiile în care aceștia nu și-au exprimat acordul scris de a fi monitorizați video.
Astăzi, majoritatea magazinelor, băncilor, restaurantelor și alte afaceri care presupun interacțiune cu publicul beneficiază de supraveghere video. În astfel de locuri, siguranța angajaților și prevenirea furtului sunt cruciale. Așadar, un angajat care lucrează la bancă sau la un magazin de bijuterii va fi nevoit să accepte supravegherea video.
Pe de altă parte, angajații care lucrează la birou se așteaptă să beneficieze de anumite drepturi la intimitate și confidențialitate. În acest caz, supravegherea video nu este considerată o prioritate. În plus, angajatorii pot avea dificultăți în a demonstra că angajații care interacționează exclusiv cu alți angajați la locul de muncă trebuie monitorizați video.
În cele mai multe situații, angajatorii sunt obligați să informeze salariații că folosesc camere de supraveghere la locul de muncă. Pentru ca acest lucru să fie legal, este necesar ca angajații să semneze acordul GDPR de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Majoritatea legilor care interzic utilizarea camerelor video la locul de muncă se referă la toalete, vestiare, camere de recreere și alte zone în care angajații au o așteptare rezonabilă de intimitate și confidențialitate.
În cazul în care drepturile de confidențialitate ale salariatului au fost încălcate de către angajator, acesta poate apela la forțele de muncă sau la un avocat.
În România, dacă monitorizarea angajaților se realizează în mod ilegal, angajatorii trebuie să plătească amenzi substanțiale. Nerespectarea prevederilor legale în ceea ce privește monitorizarea personalului la locul de muncă determină aplicarea unor amenzi care pot să ajungă și la 4% din cifra de afaceri din anul precedent.
