|
Getting your Trinity Audio player ready... |
Monitorizarea indicatorilor asumați prin intermediul unui proiect este esențială pentru evaluarea și gestionarea corectă a progresului și a impactului acestuia. Cei mai importanți pași în procesul de monitorizare a indicatorilor de proiect sunt:
1. Definirea indicatorilor: În faza de planificare a proiectului, trebuie să stabiliți indicatorii de performanță și impact care vor fi monitorizați pentru a evalua succesul proiectului. Acești indicatori ar trebui să fie clar definiți, măsurabili, realizabili, relevanți și limitați în timp.
2. Stabilirea bazelor de date și a surselor de informații: Identificați sursele de date necesare pentru a măsura fiecare indicator și asigurați-vă că acestea sunt accesibile și fiabile. Aceste surse pot include rapoarte interne, date statistice, sondaje de opinie, interviuri etc.
3. Elaborarea unui plan de monitorizare: Realizați un plan detaliat de monitorizare care să includă metodele de colectare a datelor, responsabilitățile pentru monitorizare, frecvența și momentul colectării datelor, precum și instrumentele și resursele necesare.
4. Colectarea și înregistrarea datelor: Implementați planul de monitorizare, colectând date relevante în conformitate cu metodologiile stabilite. Asigurați-vă că datele sunt înregistrate și stocate în mod corespunzător pentru analiza ulterioară.
5. Analiza datelor și raportarea progresului: Analizați datele colectate pentru a evalua progresul proiectului și pentru a identifica orice devieri sau probleme semnificative. Realizați rapoarte periodice pentru a comunica rezultatele și progresul către părțile interesate relevante.
6. Adoptarea măsurilor corective: În cazul în care se constată abateri sau probleme în raport cu indicatorii de proiect, identificați cauzele și adoptați măsuri pentru a remedia situația și pentru a vă asigura că proiectul își atinge obiectivele.
7. Reevaluarea și ajustarea indicatorilor: Pe măsură ce proiectul progresează, este posibil să fie necesar să reevaluați și să ajustați indicatorii de proiect pentru a reflecta schimbările în contextul sau obiectivele acestuia.
Prin implementarea acestor pași și asigurându-vă că monitorizarea este efectuată în mod sistematic și riguros, veți putea să urmăriți și să evaluați cu succes progresul și impactul proiectului în raport cu indicatorii săi asumați.
Monitorizarea indicatorilor, rezultatelor şi a obiectivelor
Agențiile finanțatoare monitorizează îndeplinirea indicatorilor, atingerea rezultatelor şi a obiectivelor asumate de către Beneficiar prin Contractul de Finanţare şi anexele aferente acestuia, precum şi modul în care beneficiarul respectă prevederile contractuale specifice operaţiunii finanţate. Autoritățile monitorizează progresul implementării contractului de finanţare, fără a se limita la acesta, prin:
– Verificarea documentelor: Rapoarte de progres și finale ale Beneficiarilor, Rapoarte de sustenabilitate, Rapoarte de vizită ale Agențiilor şi prin verificarea în sistemele electronice ale autorităților, în scopul urmăririi stadiului îndeplinirii indicatorilor proiectelor, prevăzuți în Cererea de Finanțare;
– Vizite de monitorizare: vizite pe teren la beneficiarii proiectelor, atât în perioada de implementare a proiectului, cât şi post-implementare, pe durata de valabilitate a contractului de finanţare (perioada de sustenabilitate);
– Analizarea stadiului implementării proiectelor în vederea modificării / suspendării / rezilierii / rezoluțiunii contractului de finanțare, conform prevederilor contractuale.
Raportarea în cadrul contractului de finanţare
Beneficiarii finanțării vor transmite Rapoarte de Progres şi alte documente relevante, trimestrial şi ori de câte ori se vor solicita de autoritatea finanțatoare, în conformitate cu documentele subsecvente emise de autoritate în vederea implementării proiectului. Aceste Rapoarte de progres au scopul de a prezenta în mod regulat informaţii tehnice şi financiare referitoare la stadiul derulării proiectului şi probleme întâmpinate pe parcursul derulării acestuia.
În plus, beneficiarii transmit Rapoarte de Durabilitate şi alte documente relevante, anual pe perioada post-implementare a proiectului, în termen 60 de zile de la împlinirea fiecărui an post-implementare, prin an post-implementare înțelegându-se perioada de 12 luni calendaristice consecutive împlinite, primul an post-implementare începând de la data finalizării perioadei de implementare a proiectului. Astfel, beneficiarii vor raporta indicatorii comuni de realizare şi de rezultat privind investiţiile realizate în cadrul proiectului.
Monitorizarea proiectului – descrierea procesului
Procesul de monitorizare începe din momentul semnării Contractului de Finanţare şi durează până la finalizarea perioadei de durabilitate, iar beneficiarii sunt obligați să prezinte următoarele rapoarte:
Pe parcursul implementării proiectului:
– rapoarte trimestriale/lunare de progres tehnic (după cum stabilește autoritatea finanțatoare);
– raport final de implementare.
Pentru perioada post-implementare:
– raport privind durabilitatea investiţiei, anual, în termen de 60 de zile de la împlinirea fiecărui an post-implementare, prin an post-implementare înțelegându-se perioada de 12 luni calendaristice consecutive împlinite, primul an post-implementare începând de la data finalizării perioadei de implementare a proiectului, timp de 2 sau 5 ani, după finalizarea activităţilor proiectului, în funcție de condițiile autorității finanțatoare.
Raportul privind durabilitatea investiţiei este documentul standard care atestă faptul că investiţia făcută prin proiect nu a suferit modificări substanţiale în perioada de sustenabilitate.
Pentru realizarea monitorizării fizice a proiectelor, agențiile vor desfăşura următoarele activităţi:
– verificarea conţinutului documentelor de raportare (rapoartele de progres trimestriale şi raportul final) elaborate şi transmise de către beneficiar (activităţi desfăşurate/progresul fizic);
– vizite de monitorizare la faţa locului/sediul beneficiarului (anunțate şi neanunțate) care îşi propun verificarea faptului că proiectul nu a suferit modificări substanţiale în perioada de sustenabilitate după finalizarea perioadei de implementare, a situaţiei investiţei, a gradului de îndeplinire a indicatorilor de rezultat ai proiectului;
– monitorizarea durabilităţii investiţiei (rapoarte de durabilitate anuale timp de 2 sau 5 ani după încheierea implementării proiectului, în funcție de aplelul de proiecte).
Monitorizarea rapoartelor de progres trimise de către beneficiarul finanțării
Agențiile verifică şi avizează Raportul de Progres transmis de către Beneficiar în conformitate şi cu respectarea termenelor prevăzute în procedura operaţională aplicabilă.
Obiectivele monitorizării rapoartelor de progres sunt:
– colectarea, revizuirea şi verificarea informaţiilor furnizate de Beneficiar, raportat la dispoziţiile contractului de finanţare;
– analizarea gradului de realizare a indicatorilor prevăzuţi în contractul de finanţare;
– verificarea evoluţiei implementării proiectului care face obiectul contractului de finanţare, raportat la graficul activităţilor stabilit prin contract.
Vizita de monitorizare
Vizita de monitorizare reprezintă o parte importantă a activităţii de monitorizare continuă şi are în vedere verificarea existenţei fizice a unui proiect sau a unui sistem de management performant al proiectului şi permite verificarea corectitudinii şi acurateţei informaţiei furnizate de beneficiar în Rapoartele de progres şi a gradului de realizare a indicatorilor stabiliţi prin contractul de finanţare.
Monitorizarea urmăreşte dacă proiectul se implementează astfel cum a fost aprobat şi în conformitate cu prevederile Contractului de finanţare, iar în cazul în care sunt constatate probleme în implementare să stabilească împreună cu beneficiarul modul de rezolvare a acestora. Vizitele de monitorizare facilitează contactul dintre reprezentanţii autorității finanțatoare şi beneficiari în scopul comunicării problemelor care pot împiedica implementarea corespunzătoare a proiectului.
Vizita de monitorizare urmăreşte:
– să identifice, în timp util, posibilele probleme şi să propună măsuri de rezolvare a acestora, precum şi îmbunătăţirea activităţii de implementare;
– să identifice elementele de succes sau insucces ale proiectului;
Beneficiarul are obligaţia de a participa la vizită, de a furniza echipei de monitorizare toate informaţiile solicitate şi de a permite accesul neîngrădit al echipei la documentele aferente proiectului și rezultatele declarate ca obţinute pe parcursul implementării acestuia.
Monitorizarea durabilităţii proiectului
Agențiile trebuie să se asigure că toate contribuţiile din fonduri se atribuie numai proiectelor care, în termen de 2 sau 5 ani de la încheierea acestora, nu au fost afectate de nicio modificare substanţială, respectiv:
– care să le afecteze natura sau condiţiile de aplicare sau să confere un avantaj inadecvat unei întreprinderi sau unui organism public;
– care rezultă dintr-o schimbare în natura proprietăţii unui element de infrastructură sau din încetarea unei activităţi de producţie.
Beneficiarii au obligaţia de a informa anual și de a transmite la autoritatea finanțatoare informaţii cu privire la orice modificare substanţială apărută, prin completarea Raportului privind durabilitatea investiţiei.
Scopul verificării durabilităţii investiţiei este de a se asigura că pentru o perioadă de 2/5 ani după finalizarea proiectului, nu au apărut modificări substanţiale.
Vizita de monitorizare a durabilităţii proiectului
Vizita de monitorizare a durabilităţii proiectului reprezintă parte a activităţii de monitorizare şi se realizează la locul de implementare a proiectului/sediul beneficiarului (anunţate şi neanunţate). Vizita de monitorizare a durabilităţii proiectului are ca scop verificarea la fața locului a faptului ca proiectul nu a suferit modificări substanţiale în perioada de 2/5 ani de la finalizare implementării, a situaţiei investiţei, a gradului de îndeplinire a indicatorilor de rezultat şi a sustenabilității proiectului.
