Așa cum cunoaștem, în conformitate cu prevederile Legii contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, precum și ale Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate aprobate prin O.M.F.P. nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare, entitățile au obligația să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar, precum și în cazul fuziunii, divizării sau lichidării și în alte situații (la cererea organelor de control, lipsuri sau plusuri în gestiune, predări-primiri de gestiune; reorganizări de gestiuni; calamităților naturale sau a unor cazuri de forţă majoră; etc).
De regulă, inventarierea anuală se efectuează la închiderea exercițiului financiar. Ea este obligatorie în scopul întocmirii situațiilor financiare anuale.
Inventarierea se efectuează în conformitate cu prevederile O.M.F.P. nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii.
Inventarierea – procedură obligatorie în firme
Pentru efectuarea inventarierii, conducerea entității are obligația să stabilească proceduri proprii, cu respectarea prevederilor legale.
În scopul întocmirii situațiilor financiare anuale, entităţile trebuie să efectueze următoarele lucrări premergătoare închiderii exercițiului financiar:
- Inventarierea patrimoniului şi evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii (pct 82 alin (1) din OMFP 1802/2014) și
- Reflectarea în contabilitate a rezultatelor inventarierii, respectiv ținând cont de valoarea contabilă, pusă de acord cu rezultatele inventarierii.
Scopul principal al inventarierii este stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor proprii, precum şi a bunurilor și valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, pentru ca raportarea financiară să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanței unităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.
Procesul de inventariere ajută orice companie să își cunoască stocurile de produse și să se adapteze în funcție de cererea clienților săi.
Inventarierea stocurilor este o activitate solicitantă, în special dacă vorbim de o firmă cu un număr mare de produse și o vastă sortimentație. Realizarea unui inventar corect și complet este o activitate pentru care trebuie alocat timp și personal pregătit.
În practică, întâlnim următoarele tipuri de inventariere:
1. Inventarierea anuală – este obligatorie pentru firme și reprezintă etapa premergătoare întocmirii situațiilor financiare anuale;
2. Inventarierea periodică – se realizează în scopul identificării și diminuării riscurilor de pierderi din patrimoniul companiei. Se efectuează parțial prin sondaj sau integral;
3. Inventarierea ocazională – are loc la predarea – primirea unei gestiuni, la fuzionarea unor companii, pentru inventarierea lipsurilor în urma unor calamități etc.;
4. Inventarierea înopinată – se efectuează în cazul unor informații sau suspiciuni privind existenţa unor lipsuri din patrimoniu sau fraude.
Inventarierea – Etapele de parcurs
Etapele inventarierii constă în:
1. Determinarea fizică, ce se se realizează prin:
– Observare directă pentru bunuri corporale: numărare, cântărire, măsurare, calcule tehnice;
– Pe bază de documente pentru bunuri necorporale, datorii şi creanţe (titluri de proprietate, extrase de cont confirmate de terţi etc).
2. Evaluarea elementelor de activ și pasiv, ce implică următorii paşi:
– Stabilirea valorilor de inventar pe baza principiului prudenței;
– Determinarea ajustărilor;
– Calculul diferențelor dintre valoarea de inventar și valoarea contabilă.
Concret, se pot parcurge următoarele etape:
1. Planificarea procesului de inventariere;
2. Selectarea echipei de inventariere;
3. Programarea și instruirea echipei;
4. Achiziționarea etichetelor de inventar;
5. Oprirea activității din depozit și a livrării de noi produse;
6. Organizarea produselor în categorii;
7. Numărarea propriu-zisă;
8. Analizarea rezultatelor.
Persoanele implicate în inventariere
Inventarierea şi evaluarea elementelor de activ, capitaluri proprii și datorii se pot efectua:
– cu salariaţii proprii,
– pe bază de contracte de prestări de servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire corespunzătoare.
Cazuri particulare:
– La entităţile care nu au niciun salariat care să poată efectua operațiunea de inventariere, aceasta se efectuează de către administratori.
– La entităţile al căror număr de salariați este redus, unde inventarierea poate fi efectuată de către o singură persoană, răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entității respective.
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care țin evidența gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari.
Prin proceduri interne însă, entitățile pot stabili ca la efectuarea operațiunilor de inventariere să participe și contabilii care țin evidența gestiunii respective, fără ca aceștia să facă parte din comisie.
Inventarierea anuală – probleme cu care se confruntă companiile
Pentru că este un proces complex, inventarierea necesită un efort susținut al angajaților într-o perioadă scurtă de timp, iar problemele întâlnite într-un astfel de proces, atunci când el este efectuat cu personal propriu, sunt:
– Personalul propriu nu dispune de suficient timp din cauza perioadei aglomerate de sfârșit de an, se prezintă superficial, neavând experiența, pregătirea necesară pentru activități de acest gen;
– Departamentul responsabil (contabilitate/financiar) trebuie să acorde timp suplimentar pentru realizarea și conducerea inventarierii în loc să se focuseze pe activitățile de bază;
– Nerespectarea legislației și lipsa competențelor profesionale pentru întocmirea documentației necesare în procesul de inventariere și nefinalizare;
– Greșeli legate de pregătirea necorespunzătoare a inventarului. La data aleasă pentru efectuarea inventarierii se opresc toate mișcările de stocuri, urmând ca procesele să fie reluate după finalizare;
– Rezultatele inventarierii sunt foarte rar valorificate, iar când aceasta se realizează se obțin în ultimul moment;
– Plata orelor suplimentare necesare pentru realizarea inventarierii;
– Reticența angajaților în cazul deplasărilor pentru efectuarea inventarierii, în special în cazul desfășurării procesului în alte locații;
– Riscul de apariție a accidentelor din cauza necunoașterii și neinstruirii adecvate în normele de protecția muncii;
– Riscul furnizării unor rezultate eronate din cauza participării persoanelor responsabile de gestiune la inventarierea propriei gestiuni;
– Numărarea greșită a produselor care aparțin terților. În depozit pot exista stocuri puse la dispoziția companiei de către unii dintre furnizori, acestea nu trebuie numărate nefiind în proprietea companiei. În acest caz apare și eroarea inversă, când compania este cea care are stocuri la terți și omite să le inventarieze;
– Lipsa de obiectivitate și confidențialitate în cazul existenței lipsurilor din patrimoniul companiei;
– Erori de introducere a datelor în sistem – problemă pe care nici cel mai performant sistem informatic nu o poate evita;
– Utilizarea unor unități de măsură necorespunzătoare. Erori de reconciliere între faptic și scriptic;
– Neidentificarea pierderilor din cauza lipsei capacității de efort și de concentrare a echipei desemnate, pe parcursul proceselor de inventariere;
– Lipsa de experiență în întocmirea documentelor pentru tragerea la răspundere a persoanelor responsabile în cazul identificării unor lipsuri sau fraude;
– Lipsa cunoștințelor necesare pentru reconcilierea optimă a rezultatelor inventarierii.
Cum putem face inventarierea stocurilor mai ușoară?
Răspunsul la această întrebare reprezintă o provocare pentru majoritatea responsabililor cu gestiunea companiilor, mai ales a celor care au în gestiune cantități mari de produse.
Una din metodele de eficientizare a activității de inventariere o reprezintă stabilirea unei proceduri care să fie adusă la cunoștința tuturor angajaților. Această procedură trebuie să fie simplă, accesibilă pentru toți angajații și adaptată la obiectul de activitate al firmei.
Administratorii sau alte persoane care au obligația gestionării entității trebuie să ia măsuri pentru crearea condițiilor corespunzătoare efectuării inventarierii, precum:
– organizarea depozitării bunurilor;
– ținerea la zi a evidenței tehnico-operative la gestiuni și a celei contabile;
– asigurarea personalului necesar;
– asigurarea participării unor specialiști la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preț, etc.) și la evaluarea lor;
– dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare, etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum și cu birotica necesară;
– dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a spațiilor inventariate;
– asigurarea protecției muncii membrilor comisiei;
– asigurarea securității spațiilor de depozitare, etc.
Conform art. 2 din Ordinul nr. 2861/2009, răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicată, și în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității.
Sancțiuni pentru neefectuarea inventarierii
Conform art.42 din Legea 82/1991 a contabilităţii, neefectuarea inventarierii se sancţionează cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei.
Atragem atenţia că, deşi amenda stabilită în Legea 82/1991 pare mică, neefectuarea inventarierii şi neînregistrării rezultatelor în contabilitate poate avea consecinţe mult mai mari şi mai grave. Neînregistrarea rezultatelor inventarierii în contabilitate (ajustări de solduri, casări, înregistrări lipsuri, înregistrări provizioane, etc) va conduce la evidenţierea unor profituri fictive în contabilitate. Contul 121 “Profit sau pierdere” nu va reflecta situaţia reală a patrimoniului.
Conform art. 272 indice 1 din Legea 31/1990 privind societăţile comerciale:
“Se pedepsește cu închisoare de la un an la 5 ani fondatorul, administratorul, directorul general, directorul, membrul consiliului de supraveghere sau al directoratului ori reprezentantul legal al societății care: (…)
b) încasează sau plătește dividende, sub orice formă, din profituri fictive ori care nu puteau fi distribuite în cursul exercițiului financiar pe baza situației financiare interimare și anual, pe baza situațiilor financiare anuale, sau contrar celor rezultate din acestea.”
