- CLICK AICI pentru mai multe informații despre implementarea sistemului RO e-Factura.
Contextul implementării RO e-Factura
Comisia Europeană (CE) a trasat încă din anul 2010 obiectivele de atins, astfel încât statele europene să profite din plin de avantajele facturării electronice (RO e-Factura). Într-o comunicare a CE către Parlamentul European este exprimată dorința comisiei ca facturarea electronică să devină metoda predominantă de facturare în Europa până în 2020.
Sistemul de facturare electronică, denumit RO e-Factura, a fost operaţionalizat în România din 2021. A fost opțional în primă fază, fiind adresat exclusiv companiilor care derulează proceduri de achiziţii publice. Ulterior, el a fost extins şi către mediul privat.
Pe termen scurt, adoptarea unui nou standard de facturare se poate dovedi provocatoare pentru companii, care sunt nevoite să îşi înceapă procesul de pregătire şi de ajustare a proceselor interne astfel încât să le adapteze pentru noua paradigmă. Pe termen mediu şi lung facturarea electronică vine şi cu o serie de avantaje atât pentru emitenţii de astfel de facturi, cât şi pentru destinatarii lor.
CLICK AICI pentru mai multe informații despre implementarea sistemului RO e-Factura.
Beneficiile sistemului RO e-Factura
Astfel, prin implementarea sistemului de facturare electronică, emitenţii de facturi îşi pot optimiza procesul general de generare a facturilor: timpul de transmitere a facturilor se reduce, datele sunt validate în momentul transmiterii, emitentul primeşte confirmarea livrării şi a vizualizării facturii.
Facturarea electronică reduce substanțial şi costurile generate de un proces tradiţional de facturare (costurile cu consumabilele, costurile de livrare sau pe cele de arhivare). Pentru companiile cu activitate mare, economiile pot fi unele importante, mai ales din perspectiva arhivării, acolo unde păstrarea electronică, în cloud sau pe un hard extern, a documentelor poate scuti metri cubi întregi de spaţiu fizic.
De asemenea, un sistem electronic de facturare permite eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar. Oferă și posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne pentru automatizarea procesului de import a facturilor în sistem.
Nici pentru destinatarii facturilor electronice, beneficiile nu sunt de neglijat. Printr-un sistem electronic de facturare, ei au certitudinea că primesc factura la timp, livrarea documentului fiind garantată de sistemul informatic şi producându-se aproape instantaneu cu momentul în care factura a fost emisă. De asemenea, economiile de spaţiu fizic pentru arhivare li se aplică şi lor, pentru că şi destinatarii vor arhiva electronic documentele de plată, iar cantitatea de hârtie manevrată scade.
Contribuabilii vizați în 2023 și 2024
Legislația privind implementarea facturării electronice generalizate a fost elaborată de autoritățile competente. Conform acestei reglementări, începând cu data de 1 ianuarie 2024, toate entitățile care desfășoară activități taxabile în România sunt obligate să utilizeze sistemul RO e-Factura pentru raportarea tuturor facturilor.
Folosirea versiunii tradiționale pe hârtie va fi permisă în paralel până la data de 30 iunie 2024, cu condiția ca furnizorul sau beneficiarul să nu fie încă înregistrat în Registrul RO e-Factura.
După această dată, procesul de rambursare a TVA-ului va deveni posibil doar pentru entitățile stabilite în România care utilizează exclusiv factura electronică.
Până la 1 ianuarie 2024 există obligativitatea transmiterii în RO e-Factura pentru:
– companiile care vând bunuri și servicii entităților publice, în conformitate cu legislația aplicabilă achizițiilor publice;
– producătorii, distribuitorii și comercianții de bunuri cu risc fiscal ridicat;
– companiile de construcții și dezvoltatorii imobiliari;
– agențiile de turism, lanțurile hoteliere, unitățile de cazare.
După ianuarie 2024 există obligativitatea transmiterii în RO e-Factura pentru:
– toate entitățile rezidente precum și entitățile nerezidente care au sedii fixe în România implicate în tranzacții B2B și B2G (altele decât cele deja acoperite de legislația B2G în vigoare înainte de 2024);
– contribuabilii nerezidenți înregistrați în scopuri de TVA în România pentru facturile B2B emise pentru livrări de bunuri sau prestări de servicii cu locul de impozitare în România.
Excepții privind RO e-Factura
Sunt excluse din aceste obligații privind facturarea electronică operațiunile de livrare de bunuri prevăzute la art. 294 alin. (1) lit. a) și b) și alin. (2) din Legea nr. 227/2015.
Aceste excepții se referă la:
a) Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene de către furnizor sau alte persoane în numele său;
b) Livrările de bunuri expediate sau transportate în afara Uniunii Europene de către cumpărătorul care nu este stabilit în România sau alte persoane în numele său, cu excepția bunurilor transportate de către cumpărător însuși și folosite pentru echiparea sau alimentarea ambarcațiunilor și aeronavelor de agrement sau oricărui alt mijloc de transport de uz privat. De asemenea, sunt excluse livrările de bunuri transportate în bagajul personal al călătorilor care nu sunt stabiliți în Uniunea Europeană.
Etapele aplicării sistemului RO e-Factura
CLICK AICI pentru mai multe informații despre implementarea sistemului RO e-Factura.
Implementarea acestor prevederi se va desfășura în două etape, fiecare având propria sa importanță:
1. Perioada de Tranziție (1 ianuarie – 30 iunie 2024). În această perioadă, persoanele impozabile stabilite în România care desfășoară activități în relația B2B vor fi obligate să raporteze și să transmită facturile emise pentru livrările de bunuri și prestările de servicii în sistemul național RO e-Factura.
De asemenea, începând cu data de 1 ianuarie 2024, persoanele care nu au sediul în România, dar care sunt înregistrate în scopuri de TVA în țară, vor avea aceeași obligație de a utiliza sistemul RO e-Factura pentru facturile emise în relația B2B pentru tranzacțiile desfășurate pe teritoriul României.
Pentru a asigura o gestionare eficientă, termenul de transmitere a facturilor în sistemul național va fi de 5 zile calendaristice, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită stabilită de Codul fiscal pentru emiterea facturilor. Orice nerespectare a acestui termen va fi sancționată cu amenzi cuprinse între 1.000 și 10.000 de lei.
2. Obligația de Transmitere a Facturilor Electronice (1 iulie 2024). După 1 iulie 2024, utilizarea facturilor electronice devine obligatorie în relațiile B2B între persoane impozabile stabilite în România. Aceasta înseamnă că toate tranzacțiile între companii vor trebui să utilizeze sistemul național RO e-Factura pentru transmiterea facturilor.
Este important de menționat că nerespectarea acestei obligații atrage o serie de sancțiuni în scopul conformării declarative a companiilor.
Termenul de transmitere a facturilor în RO e-Factura
Termenul limită pentru transmiterea facturilor în sistemul național de facturare electronică RO e-Factura este de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data limită prevăzută pentru emiterea facturii.
Sancțiuni aplicate pentru sistemul de facturare electronică
Calendarul trecerii la folosirea obligatorie generalizată, în relația B2B, a sistemului RO e-Factura prevede o aplicare în două faze a sancțiunilor contravenționale pe care le vor risca firmele.
În primă fază, din aprilie 2024 mai exact, numai emitenții vor risca sancțiuni, însă de la 1 iulie 2024 atât emitenții cât și destinatarii vor fi cei care vor risca sancțiuni.
Astfel, între 1 aprilie și 30 iunie 2024, netransmiterea de către emitenți a facturilor electronice în e-Factura, în termen de cinci zile calendaristice, va putea fi sancționată cu:
- amenzi între 1.000 și 10.000 lei: de la 5.000 la 10.000 lei pentru marii contribuabili,
- de la 2.500 la 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și
- de la 1.000 la 2.500 lei pentru contribuabilii mici și nerezidenți.
De la 1 iulie 2024, o persoană impozabilă stabilită în România, care primește și înregistrează o factură tradițională, emisă pe hârtie sau prin alte variante electronice de operatori economici stabiliți în România (adică nu emisă electronic în format XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor), se sancționează o amendă egală cu 15% din valoarea totală a facturii conform prevederilor OUG 115/2023 (față de o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură, cum era inițial potrivit Legii 296/2023).
Pentru contribuabilii nerezidenți înregistrați în scop de TVA, rămâne în vigoare amenda pentru nerespectarea raportării în sistemul RO e-Factura și după 1 iulie 2024.
Mai exact, începând cu data de 1 iulie, se instituie o excepție referitoare la sancțiuni și se procedează la aplicarea in continuare a amenzilor între 1.000 și 10.000 lei exclusiv emitenților nerezidenți înregistrați în scopuri de TVA. Această măsură reprezintă o abordare specifică în gestionarea sancțiunilor și are ca scop facilitarea conformității fiscale pentru această categorie de contribuabili.
Ce modificări au fost aduse Legii nr. 296/2023 prin OUG nr. 115 din 15.12.2023 referitor la facturarea electronică?
1. Se prevede, începând cu 1 iulie 2024, obligativitatea persoanelor impozabile stabilite în România de a transmite facturile electronice prin sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile calendaristice de la data-limită pentru emiterea facturii.
2. În perioada 1 ianuarie 2024 – 30 iunie 2024, se exceptează de la obligația de transmitere a facturilor prin sistemul RO e-Factura, facturile emise pentru:
– exporturi și livrări intracomunitare de bunuri;
– livrările de bunuri și prestările de servicii efectuate către persoane impozabile nestabilite și neînregistrate în scopuri de TVA în România;
– livrările de bunuri și prestările de servicii pentru care se emit facturi simplificate (atunci când valoarea facturilor, inclusiv TVA, nu este mai mare de 100 euro);
– prestările de servicii pentru care emiterea facturii nu face obiectul normelor de facturare aplicabile în România.
3. Începând cu data de 1 iulie 2024, facturile simplificate nu vor face obiectul transmiterii prin sistemul RO e-Factura.
4. Începând cu 1 iulie 2024, atât emiterea facturilor, cât și primirea și înregistrarea acestora de către emitenți, respectiv destinatari, persoane impozabile stabilite în România, în altă modalitate decât prin canalul RO e-Factura, pentru tranzacțiile B2B, se sancționează cu o amendă în cuantum de 15% din valoarea totală a facturii, atât la furnizor, cât și la cumpărător.
5. În situația în care sistemul RO e-Factura nu este funcțional timp de minimum 24 de ore, obligația de transmitere a facturilor prin sistem în cazul tranzacțiilor B2B între persoane impozabile stabilite în România se suspendă până la repunerea în funcțiune a sistemului. Mai mult, în această situație, se aplică în mod corespunzător prevederile art. 319 din Legea nr. 227/2015, cu condiția transmiterii ulterioare, în sistemul RO e-Factura, a facturilor electronice emise.
6. Perioadele de nefuncționare a sistemul RO e-Factura vor fi publicate pe paginile de internet ale Agenției Naționale de Administrare Fiscală şi Ministerului Finanțelor.
