Documentele justificative – baza ȋnregistrărilor ȋn contabilitate

Documentele justificative sunt acte scrise ce consemnează operaţiile economice şi financiare în momentul efectuării lor cu scopul de a servi ca dovadă a înfăptuirii lor şi ca instrument de fundamentare a înregistrării lor în contabilitate.

Trebuie să ştiţi că aşa cum prevedere legea, orice operaţie patrimonială se consemnează în momentul efectuării ei într-un înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat ori înregistrat în contabilitate. Aşadar, atunci când achiziţionaţi sau vindeţi un bun/serviciu acordaţi mare importanţă şi documentului justificativ care stă la baza lui.

Mulţi antreprenori achiziţionează bunuri, ȋn majoritatea cazurilor, sau servicii (cazare, protocol, etc) pentru a căror achitare este utilizat cardul companiei. Şi ȋn aceste cazuri trebuie păstrată obligatoriu factura, bonul fiscal. Nu extrasul de cont constituie documentul justificativ! Orice cheltuială efecuată cu cardul va fi considerată cheltuială fără document justificativ şi va fi impozitată ca atare: fie cu 16% ȋn cazul societăţilor plătitoare de impozit pe profit, fie va fi considerată avantaj salarial şi impozitată cu toate taxele ȋn cazul microȋntreprinderilor.

Documentele justificative – funcţii

Documentele justificative îndeplinesc două funcţii:

• funcţia de informare în sensul că prin documente justificative se începe procesul cunoaşterii patrimoniului, pentru ca ulterior, prin alte procedee, să se ajungă la forma finală care este bilanţul contabil şi care constituie cea mai importantă sursă de informare a conducerii unităţii patrimoniale.
• funcţia gestionară în sensul că prin documente justificative se angajează drepturi şi obligaţii precum şi răspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale.

Documentele justificative – conţinut

Conţinutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care în funcţie de importanţa lor se grupează în:

• elemente comune care se referă la date de identificare şi la personalul responsabil de întocmirea, verificarea şi aprobarea lor şi anume: denumire, numărul şi data documentului, denumirea şi sediul unităţii care întocmeşte documentul, compartimentul organizatoric emitent, părţile care participă la efectuarea operaţiei în cauză, semnăturile persoanelor care au întocmit, vizat şi aprobat, etc;
• elemente specifice prin care se caracterizează operaţiile consemnate în documente şi anume: conţinutul operaţiei consemnate, baza legală pentru efectuarea operaţiei, datele privind cantităţile, preţurile unitare şi valorile, alte elemente necesare ulterior pentru prelucrarea şi verificarea documentelor (coduri, etc.)

Întocmirea şi completarea documentelor justificative

Întocmirea şi completarea pentru documentele justificative se face manual sau cu tehnică de calcul astfel încât să fie lizibile, nefiind admise ştersături sau modificări în ele. Elementele comune se completează cu uşurinţă, pentru majoritatea operaţiilor se repetă. În schimb, elementele specifice necesită un volum mai mare de muncă şi implică efectuarea unor calcule şi cunoştinţe privind operaţiile respective.

Documentele justificative se întocmesc, de regulă, la locul unde se produce operaţia, pe formulare tipizate sau netipizate, după caz.

Prelucrarea documentelor justificative

Prelucrarea documentelor justificative constă în efectuarea unor operaţii pregătitoare în vederea înregistrării lor în contabilitate, concretizate în:

• sortarea documentelor pe operaţii;
• calcularea valorilor, dacă este cazul;
• obţinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente;
• verificarea de formă, aritmetic şi de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiunilor din documente);
• înregistrarea în contabilitate.

Pentru înregistrarea în contabilitate se face analiza şi contarea documentelor justificative care constă în indicarea pe fiecare document sau pe centralizatorul acestora (care conţine mai multe documente justificative cu operaţii de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă) a simbolurilor conturilor debitoare şi a celor creditoare.

Din punct de vedere metodologic, înregistrările în contabilitate se fac:

• cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data întocmirii sau data intrării acestora în întreprindere;
• sistematic, în registrele deschise pentru conturile sintetice şi analitice în conformitate cu regulile stabilite.

Documentele justificative – verificări

Verificarea pentru documentele justificative se face înainte de a se efectua înregistrarea în contabilitate şi are ca scop identificarea şi corectarea eventualelor erori făcute anterior.

Verificarea poate fi:

a) verificare de formă prin care se urmăreşte dacă au fost completate toate rubricile din document, dacă preţurile şi calculele sunt corecte, dacă există semnăturile persoanelor care au întocmit, vizat sau aprobat operaţia, etc.

b) verificare de fond, se referă la o serie de operaţii de fond şi anume:

• necesitatea efectuării operaţiei care se verifică pornindu-se de la programul de activitate şi bugetul de venituri şi cheltuieli al societăţii.
• legalitatea, adică dacă operaţiunea se încadrează în prevederile legale.
• oportunitatea constă în efectuarea operaţiei în momentul potrivit, cel mai favorabil, cu eforturi minime.
• economicitatea, adică realizarea operaţiei să se facă cu cheltuieli minime pentru a se asigura rentabilitatea necesară.

Operațiunea de verificare se confirmă prin semnătura persoanei împuternicite pentru aceasta. După înregistrarea în contabilitate, documentele justificative sunt supuse operaţiunii de clasare şi în final de arhivare.

Tratarea erorilor

Tratarea erorilor se face astfel:

• Erorile contabile ce apar cu ocazia întocmirii, verificării şi înregistrării documentelor justificative se înregistrează prin tăierea cu o linie a textului sau cifrelor greşite în toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se confirmă prin semnătura persoanei sau a persoanelor care au întocmit documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
• Nu sunt admise corecturi în documentele justificative privind mijloacele băneşti şi alte operaţiuni prevăzute prin dispoziţii legale. În cazul unor asemenea erori, documentul greşit se anulează, fără a se detaşa din carnetul respectiv.
• Pentru documentele care consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale, corectarea erorilor trebuie confirmată prin semnătura ambelor părţi, adică a celui care face predarea şi a celui care face primirea;
• În cazul utilizării tehnicii de calcul (în sistem informatic) corecturile sunt admise înainte de prelucrarea documentelor, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea. De asemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza cărora se face modificarea în baza de date, trebuie semnate de persoanele împuternicite.

Pierderea documentelor financiar contabile

Sunt ȋn practică situaţii ȋn care documentele financiar contabile sunt pierdute, sustrase, deteriorate sau distruse şi, de aceea, orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, ȋn scris, ȋntr-un termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului societăţii situaţia constatată.

Următoarea etapă aparţine conducătorului societăţii, care, ȋntr-un termen de 3 zile lucrătoare, va dispune ȋncheierea unui proces verbal care trebuie să cuprindă:

• datele de identificare a documentelor dispărute;
• numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
• data şi ȋmprejurările ȋn care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Dacă una dintre situaţiile de mai sus a fost cauzată de conducătorul societăţii, atunci alţi membri ai consiliului de administraţie vor ȋntocmi procesul verbal.

Documentele justificative – reconstituire

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, care trebuie să conţină:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate;
• dispoziţia scrisă a conducătorului societăţii pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

Nu se vor putea reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse ȋnainte de a fi ȋnregistrate ȋn contabilitate.