Diurna internă – Aspecte fiscale

În România există două tipuri de diurne. Este vorba despre diurna internă, care se acordă numai pentru deplasări în interiorul ţării şi despre diurna externă, care se acordă numai pentru deplasările efectuate în afara ţării.
Diurna internă se acordă pe zile calendaristice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului şi stabileşte că se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.

Diurna este o indemnizaţie de delegare care se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de angajatorul sau instituţia publică în care îşi desfăşoară activitatea.

Pentru o zi de deplasare în țara noastră, un angajat poate să primească o diurnă deductibilă integral în valoare de cel mult 57,5 lei.

Tratamentul fiscal privind diurna, cazarea și transportul

Contravaloarea diurnei trebuie prevăzută în contractul colectiv de muncă/ Regulament de ordine interioară sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

Astfel, avem următoarele situaţii:

• dacă diurna acordată este mai mică de 57,5 lei/zi, atunci cheltuiala este integral deductibilă;
• dacă diurna acordată este mai mare de 57,5 lei/zi, diferența de valoare față de 57,5 lei se impozitează.

Totodată, pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă), angajatorul nu va acorda tichete de masă, după cum stabileşte HG nr. 23/2015, privind acordarea tichetelor de masă.

Atât pe teritoriul României, cât și în alte țări, diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

Sumele care depăşesc plafoanele se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).

De exemplu, dacă diurna acordată în țară pentru ziua de deplasare depășește plafonul de 57,5 lei, diferența rezultată se va impozita atât din punct de vedere al impozitului pe venit salarial, cât și din punct de vedere al contribuțiilor sociale, conform art 76, alin 2, lit k din Codul Fiscal, cum am menționat mai sus.

Organele fiscale pot să reclasifice cheltuielile cu deplasările, considerându-le cheltuieli nedeductibile, dacă societatea nu reușește să demonstreze utilitatea acestora. În acest scop, compania trebuie să întocmească rapoarte prin care se prezintă:

1 obiectivele deplasărilor;

2. contractul în baza căruia a fost efectuată deplasarea, etc.

Cheltuielile cu cazarea

Cheltuielile de cazare se pot deconta numai dacă localitatea în care s-a efectuat deplasarea se află la o distanță mai mare de 50 km de localitatea în care salariatul are locul de muncă permanent și doar în cazul în care salariatul nu se poate întoarce în aceeași zi, pe baza documentelor justificative.

În conformitate cu prevederile art. 44 alin.(2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Astfel, cheltuiala cu cazarea necesită documente justificative ce vor sta în spatele ordinului de deplasare.

Cazarea fără documente nu este cheltuială deductibilă.

Cheltuielile cu transportul

Salariații care se deplasează în interes de serviciu într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul.
Pentru cheltuiala cu transportul sunt necesare documente justificative, ce stau în spatele ordinului de deplasare.

Erori fiscale frecvente

De altfel, cele mai întâlnite erori fiscale în acest sens, care pot duce la probleme cu organele de control în privinţa deplasărilor interne, sunt:

• nu completează ordinul de deplasare;
• nu se întocmesc rapoarte de activitate privind deplasările;
• nu se justifică cheltuielile ocazionate de delegație;
• se reglează necorespunzător sumele primite de angajat ca diurnă.

Cine poate primi diurna?

• angajaţii din cadrul firmei,
• administratorii (menționaţi în actul constitutiv sau în contractul de administrare/mandat),
• directorii care activează în baza unui contract de mandat sau
• managerii, în baza contractului de management.

Ce costuri (taxe) antrenează pentru o companie acordarea diurnei?

Există mai multe situaţii:

• Dacă diurna zilnică este sub un anumit plafon setat prin Codul fiscal, cheltuiala cu diurna este deductibilă.

Acest plafon este stabilit astfel:

a) Dacă angajaţii pleacă în delegaţie în ţară pot primi o diurnă deductibilă de maxim 57,5 lei/zi. Desigur, le puteţi acorda mai mult, însă ceea ce depăşeşte 57,5 lei/zi atrage costuri suplimentare.

b) În străinătate, diurna este de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă prin hotărârea Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar (HG 518/1995). Există şi un tabel cu diurnele în valută valabile pentru fiecare ţară în baza căruia se poate determina diurna deductibilă în străinătate.

• Dacă diurna zilnică este peste plafonul descris la punctul 1, partea care depăşeşte plafonul este considerată venit asimilat salariilor pentru care se datorează impozit pe veniturile din salarii şi se cuprinde în baza de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii (CAS, CASS, Contribuţia asiguratorie pentru muncă).

Acest tratament fiscal se aplică indiferent dacă entitatea este plătitoare de impozit pe profit sau microîntreprindere.

Dacă un angajat al societăţii este delegat pentru mai mult de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către organele de control ca plată salarială și va fi impozitată ca atare.

Cum se calculează diurna?

Numărul zilelor în care angajatul se află în delegare sau detaşare se calculează de la data şi ora plecării şi până la data şi ora înapoierii mijlocului de transport în localitatea unde este situat locul permanent de muncă.

Angajatul delegat sau detaşat are dreptul la decontarea cheltuielilor de transport, în funcţie de modalitatea de transport şi de tipul cheltuielii.

Documentele de întocmit pentru o delegaţie

Potrivit OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4” pentru fiecare deplasare pe teritoriul României. Ordinul de deplasare trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei.

Ordinul de deplasare (delegație) servește ca:

• dispoziție către persoana delegată să efectueze deplasarea pe teritoriul țării;
• document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
• document pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
• document justificativ de înregistrare în contabilitate.

Ordinul de deplasare (delegație) se întocmește pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a efectua deplasarea, precum și pentru justificarea avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata în numerar.

În cazul în care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit, pentru diferența de primit de către titularul de avans se întocmește Dispoziție de plată către casierie.

Dispoziţia de plată/încasare către casierie serveşte ca:

• dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume, potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
• dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor legale;
• document justificativ de înregistrare în Registrul de casă şi în contabilitate, în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ.

Dispoziţia de plată/încasare către casierie se întocmeşte:

• în cazul utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
• în cazul utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
• în cazul utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte documente prin care se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.).

La întoarcerea din delegație, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare – pe teritoriul României, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

În ceea ce priveşte perioada în care ordinul de deplasare trebuie predat angajatorului, NU avem o reglementare legală în acest sens, însă, în practică, perioada este stabilită prin norme interne ale firmei şi nu depășește, de regulă, 7 zile calendaristice de la întoarcerea din delegație.