Declarația de beneficiar real este o declarație pe proprie răspundere pe care trebuie să o dea reprezentantul legal al societății (administratorul) și care trebuie să conțină datele de identificare ale beneficiarilor reali (numele, prenumele, data nașterii, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, cetățenia, domiciliul sau reședința) și modalitățile în care se exercită controlul asupra societății.
Obligativitatea completării declarației privind beneficiarii reali a apărut în 21 iulie 2019, odată cu intrarea în vigoare a Legii 129/11.06.2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului.
Ulterior, începând cu 1 ianuarie 2022 a intrat în vigoare Legea nr. 315/2021, prin care se elimină obligativitatea firmelor de a depune anual declarația privind beneficiarii reali.
Declarația este cerută în scopul prevenirii şi combaterii spălării banilor şi finanțării terorismului. Adică Oficiul Spălării Banilor vrea să știe exact cine este în spatele fiecărei firme din România, cine are control asupra firmei, cine ia banii și cine aduce banii în firmă.
Noțiunea de beneficiar real nu reprezintă o noutate în domeniu, deoarece și anterior intrării în vigoare a legilor amintite, această noțiune era prezentă în legislația ce obliga anumite entități să desfășoare activități de cunoaștere a clientelei, inclusiv a beneficiarul real.
Declarația de beneficiar real. Cine este beneficiarul real conform legislației?
Aflăm că, potrivit art. 4 alin. (2) lit. a) din Legea nr. 129/2019, prin “beneficiarul real”, în cazul societăților prevăzute în Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se înțelege:
“(i) persoana sau persoanele fizice care deţin ori controlează în cele din urmă o persoană juridică prin exercitarea dreptului de proprietate, în mod direct sau indirect, asupra unui număr de acţiuni sau de drepturi de vot suficient de mare pentru a-i asigura controlul ori prin participaţia în capitalurile proprii ale persoanei juridice sau prin exercitarea controlului prin alte mijloace, persoana juridică deţinută sau controlată nefiind o persoană juridică înregistrată la registrul comerţului ale cărei acţiuni sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată şi care este supusă unor cerinţe de publicitate în acord cu cele reglementate de legislaţia Uniunii Europene ori cu standarde fixate la nivel internaţional. Acest criteriu este considerat a fi îndeplinit în cazul deţinerii a cel puţin 25% din acţiuni plus o acţiune sau participaţia în capitalurile proprii ale persoanei juridice într-un procent de peste 25%;
(ii) persoana sau persoanele fizice ce asigură conducerea persoanei juridice, în cazul în care, după epuizarea tuturor mijloacelor posibile și cu condiția să nu existe motive de suspiciune, nu se identifică nicio persoană fizică în conformitate cu pct. 1 ori în cazul în care există orice îndoială că persoana identificată este beneficiarul real, caz în care entitatea raportoare este obligată să păstreze și evidența măsurilor aplicate în scopul identificării beneficiarului real în conformitate cu pct. 1 și prezentul punct”.
Declarația de beneficiar real. Cine este beneficiarul real în realitate?
Legea ne prezintă o definiție lungă și detaliată a ceea ce înseamnă modurile în care o societate este controlată, însă pe scurt și fără a intra în detalii, expresia se referă la:
– persoana fizică sau persoanele fizice din spatele firmei care controlează firma – adică cel sau cei care dețin 25% + 1 acțiuni sau cotă de participare la capitalul social într-un procent de peste 25%;
– entitatea corporativă străină sau entitățile corporative străine care se află sub controlul unei persoane fizice și care dețin 25% + 1 acțiuni sau participă la capitalul social al unei societăți cu un procent de peste 25%;
– persoana fizică care ocupă o funcție de conducere, adică administratorul/administratorii, membrii consiliului de administraţie / supraveghere, directori cu competențe delegate de la administratorul/consiliul de administraţie, membrii directoratului.
În realitate, beneficiarul real este:
a) în cazul firmelor – asociații persoane fizice care dețin cel puțin 25% din părțile sociale iar dacă astfel de persoane nu pot fi identificate, beneficiarul real este reprezentantul legal al firmei (administratorul);
b) în cazul fiduciilor sau construcțiilor juridice similare – toate persoanele următoare:
– constituitorul/constituitorii, precum și persoanele desemnate să îi/le reprezinte interesele în condițiile legii;
– fiduciarul/fiduciarii;
– beneficiarul/beneficiarii.
c) în cazul persoanelor juridice fără scop lucrativ (adică în cazul ONG-urilor):
– asociații sau fondatorii;
– membrii în consiliul director;
– persoanele cu funcții executive împuternicite de consiliul director să exercite atribuții ale acestuia.
Când trebuie depusă declarația de beneficiar real?
Declarația de beneficiar real se depune:
– la înmatricularea societății, odată cu celelalte acte necesare înființării firmei;
– atunci când apare o modificare la datele beneficiarului real, în termen de 15 zile de la data la care aceasta a intervenit;
– anual, la 15 zile de la aprobarea situaţiilor financiare anuale, vor depune numai firmele care au în structura acţionariatului entităţi care au sediul fiscal în jurisdicţii necooperante din punct de vedere fiscal şi/sau în jurisdicţii cu grad înalt de risc de spălare a banilor şi/sau de finanţare a terorismului şi/sau în jurisdicţii aflate sub monitorizarea organismelor internaţionale relevante, pentru risc de spălare a banilor/finanţare a terorismului.
Restul societăților, care nu au asociați / acționari entități din țări cu risc pentru spălare a banilor și/sau finanțare a terorismului, nu vor depune declarația de beneficiar anual.
Lista cu țările cu risc se publică pe pagina Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor.
Cine trebuie să depună declarația de beneficiar real?
Conform legii nr. 315/2021, orice firmă, fiducie sau ONG trebuie să depună declarația privind beneficiarul real, chiar la înființare: „Art. 56 alin.(1) Persoanele juridice supuse obligaţiei de înregistrare în registrul comerţului depun la înmatriculare şi ori de câte ori intervine o modificare o declaraţie privind beneficiarul real al persoanei juridice, în vederea înregistrării în Registrul beneficiarilor reali al societăţilor, cu excepţia regiilor autonome, companiilor şi societăţilor naţionale şi societăţilor deţinute integral sau majoritar de stat.”
De asemenea, firmele, fiduciile și ONG-urile deja constituite au obligația depunerii declarației ori de câte ori apar modificări privind datele beneficiarilor reali.
Sunt exceptate de la obligația depunerii declarației regiile autonome, companiile și societățile naționale și societățile deținute integral sau majoritar de stat.
În cazul firmelor care au ca asociați doar persoane fizice, depunerea declarației este obligatorie.
Pentru firmele înființate înainte de intrarea în vigoare a legii 129/2019, obligația depunerii declarației privind beneficiarii reali se consideră a fi îndeplinită dacă au depus cel puțin o declarație privind beneficiarul real.
Obligaţia se consideră îndeplinită şi prin includerea, la înmatriculare, în actul constitutiv, a datelor de identificare a beneficiarilor reali şi a modalităţilor în care se exercită controlul asupra persoanei juridice (potrivit alin. (7) din art. 56).
Modificarea ulterioară a datelor de identificare a beneficiarilor reali nu instituie obligaţia întocmirii unui act modificator la actul constitutiv, declararea acestora îndeplinindu-se în condiţiile alin. (1) art. 56.
Cum se întocmește și cum se depune declarația?
Declarația de beneficiar real poate fi dată de reprezentantul legal sau de persoana împuternicită:
– la avocat;
– la notar;
– direct la Oficiul Registrului Comerțului;
– semnată sub privată (adică de mână) de către reprezentantul legal (administrator) sau de către cel împuternicit de firmă;
– în formă electronică, cu semnătură electronică.
În cazul în care vă aflați în faza de înființare a firmei, aveti posibilitatea de a include în actul constitutiv, datele de identificare ale beneficiarilor reali şi modalitățile în care se exercită controlul asupra persoanei juridice.
Dacă faceți aceste precizări în actul constitutiv la înființare, atunci nu mai trebuie să depuneti și declarația de beneficiar real.
Practic, se consideră că ați trecut toate elementele din declarația de beneficiar real, direct în actul constitutiv și astfel v-ați îndeplinit obligația de declarare.
ONRC recomandă ca transmiterea formularelor privind beneficiarii reali să se facă prin mijloacele electronice (portalul de servicii al ONRC /adresele de e-mail ale ORCT) sau prin corespondență (poșta/curier).
Declarația anuală privind beneficiarii reali se poate depune și personal la oficiul registrului comerțului de pe lângă tribunalul unde persoana juridică are sediul social, în spații special amenajate în acest sens.
Declarația anuală privind beneficiarul real poate fi dată și în fața reprezentantului oficiului registrului comerțului sau se poate depune, personal sau prin reprezentant, având data certă, dată de notarul public ori atestată de avocat.
Odată cu declarația trebuie depusă și o copie de pe cartea de identitate a reprezentantului legal sau a persoanei împuternicite să dea această declarație.
Dacă depuneti declarația de beneficiar real prin avocat sau printr-un delegat al societății voastre, atunci veți depune și împuternicirea sau delegația lui.
Care sunt riscurile pentru nedepunerea Declarației de beneficiar real?
Nerespectarea de către reprezentantul legal al persoanelor juridice a obligației de depunere a declarației privind datele de identificare ale beneficiarilor reali constituie contravenție și se sancționează cu amendă.
Sancțiunile prevăzute în legislație: amendă între 5.000 lei – 10.000 lei (firme) și amendă de la 200 lei la 2.500 lei (asociații și fundații).
Dacă în termen de 30 de zile de la data aplicării sancțiunii contravenționale reprezentantul persoanei juridice nu depune declarația privind datele de identificare ale beneficiarilor reali, tribunalul va putea pronunța dizolvarea societății. (art. 57 din Legea nr. 129/2019). Cauza de dizolvare poate fi înlăturată înainte de a se pune concluzii în fond, în măsura în care situația care a dus la inițierea cererii de dizolvare este remediată.
