Cheltuielile privind autoturismele – deductibile parțial

Cheltuielile privind autoturismele (cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor) folosite de persoanele cu funcții de conducere și de administrare ale persoanei juridice sunt deductibile limitat la un singur autoturism aferent fiecărei persoane cu astfel de atribuții.

Activitatea firmei se referă la deplasări ȋn ţară sau ȋn străinătate la clienţi/furnizori, pentru prospectarea pieţei, deplasări la locaţii unde se află puncte de lucru la bancă, la vamă, la oficiile poştale, la autorităţile fiscale, utilizarea vehiculului de către personalul de conducere ȋn exercitarea atribuţiilor de serviciu, deplasări pentru intervenţie, service, reparaţii, utilizarea vehiculelor de test-drive de către dealerii auto.

Cheltuielile privind autoturismele – documente justificative

Cheltuielile privind autoturismele se vor ȋnregistra ȋn contabilitate ȋn baza următoarelor documente justificative:

– facturi;

– decont de cheltuieli;

– bonuri de combustibil;

– foaie de parcurs care să conţină cel puţin următoarele informaţii: categoria de vehicul folosit; scopul şi locul deplasării; kilometrii parcurşi; consumul autovehiculului pe kilometru parcurs (existenţa foii de parcurs stă la baza decontării 100% a cheltuielilor cu autoturismul sau 50% dacă aceasta nu este ȋntocmită).

– decizia internă privind persoanele care vor utiliza mijloacele auto/utilajele.

Cheltuielile privind autoturismele – foile de parcurs

Pentru că există, ȋncă, numeroase reclamaţii privind completarea foii de parcurs, vă reamintim că atunci când se utilizează o maşină aflată ȋn folosinţa sau proprietatea unei firme este OBLIGATORIE COMPLETAREA FOII DE PARCURS, indiferent dacă societatea aplică limitările de TVA şi de cheltuieli cu 50%, sau nu!

Foaia de parcurs este importantă din mai multe motive astfel:

– din punct de vedere contabil – document justificativ pentru ȋnregistrarea operaţiunii economico-financiare;

– din punct de vedere fiscal – document care conduce la deducerea 100% sau a 50% din cheltuielile vehicului. Deducerea 100% mai este condiţionată şi de alţi factori ȋn afara foii de parcurs;

– din punct de vedere al Sănătăţii şi Securităţii ȋn Muncă – document prin care se fac menţiuni privind starea tehnică a vehiculului la plecarea şi la sosirea din cursă;

– din punct de vedere al agenţilor de circulaţie – document obligatoriu a fi prezentat de orice şofer care conduce un vehicul al companiei. Lipsa foii de parcurs sau a ordinului de deplasare se sancţionează;

– din punct de vedere al instanţei de judecată – un document care poate constitui o probă cu ȋnscrisuri;

– din punct de vedere al contabililior şi administratorilor – un document care creează prea mare bătaie de cap.

Societăţile care aplică deducerea limitată de 50% NU trebuie să facă dovada utilizării autoturismului ȋn scopul activităţii economice sau pentru uz personal cu ajutorul foii de parcurs!

Conținutul foii de parcurs

Pentru a fi valabilă, o foaie de parcurs trebuie să fie completată respectând prevederile legislaţiei ȋn vigoare. Întocmirea foii de parcurs decurge din necesitatea justificării utilizării vehiculelor, pentru acordarea deductibilităţii integrale la calculul profitului impozabil/venitului din activităţi independente şi a exercitării dreptului de deducere a TVA.

Aşadar, formularul nu este obligatoriu, potrivit legislaţiei fiscale, ȋn cazul ȋn care maşina are utilitate mixtă, dar este necesar, ȋn scopul acordării deductibilităţii integrale la calculul profitului impozabil şi a exercitării dreptului de deducere a taxei pe valoarea adăugată. Pe de altă parte, foaia de parcurs este obligatorie, ȋn cazul vehiculelor utilizate exclusiv ȋn scopul activităţii economice.

Chiar dacă ȋn legislaţie nu există o formă aprobată pentru foile de parcurs, există un conţinut minim obligatoriu.

Conform prevederilor Codului Fiscal, punct 68 (2) norme de aplicare ”foaia de parcurs trebuie să conțină cel puțin următoarele informații:

– categoria de vehicul utilizat,

– scopul și locul deplasării,

– kilometrii parcurși,

– norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.”

Având ȋn vedere calitatea de document justificativ al foii de parcurs, conform Ordin 2634/2015, “documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

– denumirea documentului;

– denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;

– numărul documentului şi data întocmirii acestuia;

– menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);

– conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;

– datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;

– numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.”