Atunci când înființează o firmă, antreprenorii ajung în punctul în care trebuie să aleagă codurile CAEN și să le autorizeze. În momentul în care știu deja ce servicii vor presta prin afacerea lor, vor opta pentru un cod CAEN, care reprezintă o clasificare a tipurilor de activități ce se pot presta în țara noastră. Numărul este format din patru cifre și corespunde unei singure activități economice. Există un cod CAEN principal, iar restul codurilor sunt secundare.
Administrarea unei afaceri este un proces presărat cu multe provocări, dar și cu satisfacții. Pentru a vă asigura că puteți lua cele mai bune decizii în momentele critice, dar și că știți să identificați oportunități de care să profitați pentru dezvoltarea business-ului, este esențial să vă documentați. Chiar dacă experiența își va spune cuvântul este important să aveți o bază solidă de la care să plecați.
Codurile CAEN – manualul de utilizare al activităților din stat
Nevoia de a clasifica și codifica activitățile din cadrul unei economii a apărut ca urmare a multiplicării atât a intensității, cât și a distribuției numerice a întreprinderilor care efectuează, mai mult sau mai puțin, aceleași activități. Statisticile oficiale nu mai aveau posibilitatea fizică de a înregistra date fără ca acestea să aibă legătură cu altele de același fel și de a produce seturi de date statistice de bună calitate. De aceea, a fost introdusă o clasificare care să ușureze realizarea grupării pe anumite criterii ale diverselor activități din economie.
Această clasificare permite extragerea mai simplă a unor date necesare aflării unor indicatori economici fundamentali cum ar fi: nivelul producției pe fiecare ramură economică, volumul capitalului în funcție de activități, tranzacțiile sau cifrele de afaceri pentru fiecare domeniu din economie etc.
CAEN este un acronim al expresiei “Clasificarea Activităților Economiei Naționale” și, așa cum se poate înțelege din denumire, reprezintă un nomenclator care conține tot ceea ce se petrece în cadrul vieții economice a unei țări pe ramuri de activitate, sub-ramuri și până la un anumit nivel de specificitate. Evident, codurile CAEN din România vor fi diferite de cele din alte țări. Clasificarea respectivă are rolul de a permite gruparea datelor care fac referire la companiile din țara noastră. Vizualizând CAEN-ul poți să afli ce se produce sau se tranzacționează în țară, de la extracția materiilor prime, la fabricarea materialelor și bunurilor, până la vânzarea acestora dar și activități cu rol educativ, servicii, construcții, transport, logistică, activități financiare, administrație publică, sănătate și cultură.
CAEN-ul reprezintă un fel de manual de utilizare al întregii activități dintr-un stat. Acest instrument este unul de natură statistică deoarece principalul său scop este de a servi la o mai bună observare și cunoaștere a mișcărilor de natură economică sau tranzacțională ori ocupațională, la nivel general, și de a servi la alcătuirea unui tablou general al țării din punct de vedere economic și social.
Codurile CAEN – casificare
Institutul Național de Statistică al României este instituția abilitată care s-a ocupat cu înființarea CAEN după anul 1989 odată cu trecerea la o economie de piață, cu sprijinul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC) dar și al Camerelor de Comerț Industrie și Agricultură din țară ca prime instituții de contact direct cu activitățile economice și diversitatea acestora.
Clasificarea este structurată pe nivele:
– primul nivel cuprinde titluri identificate printr-un cod alfabetic;
– nivelul doi conține titluri identificate printr-un cod numeric de două cifre;
– nivelul trei conține titluri identificate printr-un cod numeric de trei cifre;
– nivelul patru conține titluri identificate printr-un cod numeric de patru cifre.
Ca regulă generală, orice entitate are un singur obiect principal de activitate căruia îi corespunde un singur cod CAEN. Este de reținut, în acest sens, că legislația impune ca o firmă sau o PFA să dețină un singur obiect de activitate principal. Acesta este stabilit prin actul constitutiv al societății, iar la eliberarea certificatului de înregistrare de la ONRC este tipărit pe document.
Dacă pe lângă activitatea principală identificată prin codul CAEN principal, entitatea decide să desfășoare și alte activități, ea va trebui să menționeze în actul constitutiv și codurile CAEN pentru activități secundare. Spre deosebire de CAEN-ul principal, CAEN-urile secundare nu vor fi menționate pe certificatul de înregistrare.
Bineînțeles, înscrierea obiectelor de activitate în statutul de înființare al entității la Registrul Comerțului cu clasele CAEN alese inițial nu este de natură a crea un cadru rigid, care să nu poată fi modificat de-a lungul timpului. Antreprenorii pot decide, în funcție de dinamica pieței, de cerere, sau de alți factori de natură economică sau personală să modifice oricând pe parcursul existenței persoanei juridice sau PFA-ului atât obiectul principal de activitate cât și obiectele secundare.
Modificările obiectului de activitate, respectiv schimbarea codurilor CAEN înscrise inițial se pot face prin actualizări ale actului constitutiv inițial, prin acte adiționale, cu plata unor taxe către Oficiile Registrului Comerțului.
Cum să alegeți codurile CAEN potrivite?
Alegerea unui cod CAEN potrivit este un factor deosebit de important. Tocmai de aceea, înainte de a stabili care este codul sau care sunt codurile cele mai potrivite în raport cu activitatea desfășurată, ideal ar fi să căutați pe lista oficială pe care o găsiți și on-line sau chiar să cereți sfatul unui specialist. În acest mod nu aveți cum să greșiți și, cu siguranță, chiar și în momentul în care veți decide să adăugați coduri CAEN secundare, acestea vor fi mult mai ușor de selectat.
Codurile CAEN sunt împărțite în funcție de activitatea generală pe care o poate avea o companie.
Iată la ce este bine să fiți atenți pentru identificarea codului CAEN potrivit:
1. Caracterul bunurilor și serviciilor realizate;
2. Utilizarea produselor și serviciilor oferite;
3. Procesul, mijloacele și tehnologia de producție.
Exemple de coduri CAEN
Mai mult decât atât, ca să puteți identifica codul CAEN potrivit pentru afacere, este bine să fiți informați corespunzător. Iată câteva exemple de coduri CAEN care pot ajuta:
– codurile care încep cu 01, 02, 03 sunt potrivite pentru agricultură, silvicultură și pescuit;
– codurile de la 05 -09 cuprind activități din industria extractivă;
– codurile pentru industria prelucrătoare sunt cele care încep cu 10 și se încheie cu 33;
– codul pentru producția și furnizarea de energie electrică și termică, gaze, apă caldă și aer condiționat se regăsește în categoria de coduri care începe cu 34-35;
– pentru activități care cuprind distribuția apei, salubritate sau gestionarea deșeurilor se folosesc codurile CAEN 36-40;
– pentru construcții se folosesc codurile CAEN 41-44;
– în ceea ce privește comerțul cu ridicata sau cu amănuntul, dar și repararea autovehiculelor și motocicletelor, sunt potrivite codurile CAEN 45-48;
– pentru activități de transport și depozitare se folosesc codurile CAEN 49-54;
– pentru activitățile desfășurate în domeniul HoReCa sunt potrivite codurile CAEN 55-57;
– codurile pentru activități de IT sunt cuprinse între 58-63;
– pentru intermedieri financiare și asigurări se folosesc codurile CAEN 64-66;
– pentru tranzacții imobiliare se folosește codul CAEN 68;
– codurile pentru desfășurarea activităților profesionale, științifice și tehnice sunt cele cuprinse între 69-76;
– pentru servicii administrative și activități de servicii suport sunt potrivite codurile CAEN cuprinde între 77-83;
– codul CAEN 84 este potrivit pentru servicii de administrație publică și asigurări sociale din domeniul public;
– codul CAEN 85 este potrivit pentru activități din învățământ;
– codurile CAEN 86-88 sunt potrivite pentru activități ce țin de asistența socială;
– pentru activități de spectacole culturale și recreative sunt potrivite codurile CAEN 90-93;
– pentru alte activități de servicii sunt folosite codurile CAEN 94-96;
– pentru activități ale gospodăriilor private de producere de bunuri și servicii destinate consumului propriu se folosesc codurile CAEN 97-98;
– codul CAEN 99 este folosit pentru desfășurarea de activități ale organizațiilor și organismelor extrateritoriale.
Restricții la alegerea codului CAEN
Atunci când alegeți codul CAEN, trebuie să aveți în vedere că există și anumite restricții pentru unele tipuri de activități. Mai jos sunt 4 lucruri de care să țineti cont și care se regăsesc pe site-ul ONRC:
1. lista care cuprinde activitățile interzise a fi desfășurate de unele categorii de agenți economici;
2. lista privind societățile pentru a căror constituire sau modificare a actelor constitutive, legea prevede avize sau autorizații prealabile constituirii;
3. lista privind activitățile economice pentru desfășurarea cărora legea impune condiția obiectului unic de activitate;
4. lista privind activitățile economice pentru desfășurarea cărora legea impune condiția obiectului principal de activitate.
Ce înseamnă cod CAEN autorizat (activat)?
Un cod CAEN declarat nu înseamnă ca este și autorizat. Pentru a autoriza un cod CAEN trebuie să depuneți la ONRC o declarație pe proprie răspundere în care să menționați codul sau codurile pentru care doriți autorizarea.
Prin autorizare (activare) coduri CAEN, practic, firma dumneavoastră devine autorizată și împuternicită de către Oficiul Național al Registrului Comerțului să desfășoare activitățile specificate în actul constitutiv. Pentru a se întâmpla acest lucru, aveți nevoie de o serie de acte ce trebuie adăugate într-un dosar și înaintate către instituția responsabilă, lucru care se întâmplă chiar la înființarea firmei.
Până la intrarea în vigoare a Legii 265/2022 (legea privind registrul comerţului), care are incidenţă asupra înregistrării la registrul comerţului, la înmatriculare, multe societăți obișnuiau să completeze în actul constitutiv ca obiect de activitate cât mai multe din activitățile economice prevăzute de Codul CAEN. Acum însă acest lucru nu mai este posibil. Din toate aceste coduri CAEN puse în actul constitutiv, doar o parte erau autorizate pentru a fi desfășurate efectiv de către societate, prin completarea unei declarații-tip. Prin urmare, multe societăți aveau autorizate (,,active”) doar câteva activități economice. Motivul pentru care exista această practică era acela că procedura era una mai simplificată în cazul în care societatea decidea, pe parcursul existenței sale, autorizarea unor activități suplimentare.
În prezent, nu mai este posibilă autorizarea în parte a activităților economice prevăzute în actul constitutiv, fiind necesară completarea în declarația-tip a tuturor activităților declarate în obiectul de activitate.
De reținut este că se poate autoriza doar un cod CAEN care există deja în actul constitutiv.
Procesul de autorizare (activare) coduri CAEN nu trebuie să se întâmple numai la înfiițarea unei persoane juridice. Pe parcurs, dacă obiectul de activitate suferă modificări sau dacă doriți să vă extindeți și spre alte activități, aveți posibilitatea de a solicita adăugarea de noi coduri CAEN care să reflecte serviciile pe care le prestați, în așa fel încât lucrurile să fie conforme și să puteți încasa sumele aferente pentru serviciile pe care le prestați.
Care sunt actele necesare pentru autorizare (activare) coduri CAEN?
Conform Oficiului Național al Registrului Comerțului, în dosarul realizat pentru autorizare (activare) coduri CAEN e nevoie să apară următoarele documente:
– Cererea de actualizare a obiectului de activitate conform CAEN Rev. 2 în original. Modelul de formular se găsește pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului și este un formular tipizat ce cuprinde datele personale ale solicitantului, datele persoanei juridice și modificarea propriu-zisă;
– Dacă este cazul, dovada privind împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile legale. Spre exemplu, dacă alegeți să delegați această sarcină unei firme specializate, persoana care se va ocupa de dosar trebuie să dețină o împuternicire. Conform ONRC, cererea de înregistrare în registrul comerțului este semnată de reprezentantul legal al acesteia, reprezentat al cărui nume apare în actul constitutiv, sau – după caz – de împuternicitul acestuia cu procură specială/generală autentică sau împuternicire avocațională, ori de către asociat/acționar/membru ori de un împuternicit al acestuia;
– Hotărârea adunării generale sau acordul directorului Registrului Comerțului regional privind reluarea activității.
După caz, dacă se solicită eliberarea extrasului de registru:
– Cererea comandă eliberare acte din registrul comerțului, în original. De asemenea, formularul de găsește pe site-ul ONRC;
– Dovada privind plata tarifului legal pentru eliberarea extrasului de registru.
Dosarul pentru autorizare (activare) coduri CAEN trebuie să ajungă la Registrul Comerțului în vederea actualizării obiectului de activitate al persoanei juridice, după ce există decizia directorului oficial al Registrului Comerțului din București sau din alte zone.
Care este procedura de dezactivare coduri CAEN și care sunt documentele necesare?
Procesele de autorizare (activare)/dezactivare coduri CAEN nu sunt complicate, însă este adevărat că e nevoie să acordați atenție fiecărui detaliu în parte. Dacă un singur act lipsește de la dosar sau dacă datele nu sunt complete, cel mai probabil vă prelungiți perioada de așteptare pentru că va trebui să repetați întreaga procedură.
De ce se ajunge la necesitatea eliminării unor coduri CAEN? De foarte multe ori administratorii de firme pornesc la drum cu gândul că vor presta anumite servicii, însă fie ajung să își restrângă domeniul de acitvitate, fie constată că nu e necesar să fie atât de multe coduri CAEN secundare. Într-o astfel de situație, se poate proceda la etapa de dezactivare coduri CAEN.
La fel ca în cazul procedurii de autorizare (activare) coduri CAEN, și pentru procesul de eliminare este necesar să realizați un dosar care să cuprindă o serie de acte, și anume cele ce urmează mai jos. Conform ONRC, dosarul trebuie să conțină:
– cerere de înregistrare;
– declarație-tip pe proprie răspundere, în original, semnată de asociați sau de administratori, din care să rezulte că persoana juridică în cauză îndeplinește condițiile de funcționare prevăzute de legislația specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecției mediului și protecției muncii pentru activitățile precizate în declarația-tip;
– certificatul constator care se emite în conformitate cu art. 17 din Legea 359/2004, privind simplificarea formalităților la înregistrarea persoanelor fizice, asociațiilor familiale și persoanelor juridice, înregistrarea fiscală a acestora, precum și la autorizarea funcționării persoanelor juridice, cu modificările și completările ulterioare;
– împuternicire specială, în original, avocațială sau delegație pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale – dacă este cazul;
– dovada achitării taxelor legale la Registrul Comerțului.
Ce se întâmplă dacă desfășurați alte activități decât cele declarate?
În cazul în care oferiți servicii care nu se numără printre obiectul de activitate al firmei pe care o administrați, este posibil ca autoritățile să vă sancționeze cu amendă în urma unui control efectuat firmei dumneavoastră. Chiar dacă nu există încă o lege foarte clară în acest sens, care să reglementeze situațiile de acest tip, în Legea nr. 12 din 1990 se fac câteva referiri la funcționarea firmelor fără respectarea codurilor CAEN. Amenda pentru companii poate să pornească de la 2.000 de lei și în cazurile extreme, ajunge chiar și la 20.000 lei, cu posibilitate de reducere la jumătate dacă este achitată în termen de 15 zile.
