Fie că ești economist, antreprenor sau pur și simplu ești pus în situația de a citi și interpreta balanța contabilă, pentru că sunt situații în viață când ai nevoie să o faci, trebuie să ai în vedere și să înțelegi câteva aspecte esențiale pentru buna funcționare a societății.
În vremurile moderne pe care le trăim, analiza operațiilor economice vine să completeze tripleta cont, dublă înregistrare și analiză contabilă care, privite ca un întreg, reprezintă cheia contabilității de azi.
Cât de importantă este balanța contabilă?
Balanța contabilă este importantă în contabilitate, mai ales în ceea ce privește obținerea unui tablou general, de ansamblu, extrem de util antreprenorilor sau managerilor de entități economice în evaluarea activității la anumite intervale de timp, de regulă mai scurte, de la un bilanț anual la altul. Tocmai în acest rol de ghidare rapidă și de oferire a unei imagini la zi a situației financiare rezidă valoarea acestui instrument indispensabil pentru conducerea unei întreprinderi.
Balanța de verificare este un instrument util de verificare, în orice moment, a corectitudinii înregistrărilor tranzacțiilor economice, servind astfel la respectarea strictă a principiilor dublei înregistrări.
Putem spune că balanța de verificare este oglinda activității unei firme. De ce numim acest instrument “balanță”? Pentru că în contabilitatea în partidă dublă între totalul surselor de finanțare proprii sau împrumutate (elementele de pasiv) și totalul bunurilor firmei, creanțelor și disponibilităților bănești (elementele de activ) trebuie să fie egalitate. În caz contrar, avem o problemă!
Concret, balanța este documentul contabil prin care se verifică corectitudinea înregistrării în contabilitate a operațiunilor desfășurate de firmă.
Balanța contabilă nu poate fi separată de noțiunea de conturi, care au un rol esențial în contabilitate, și anume acela de a reflecta starea sau poziția actuală a elementelor patrimoniale care sunt codificate prin acest concept. Conturile în sine indică, în mod clar, pentru orice intervale de timp alese, situația de fapt de la începutul perioadei analizate, schimbările sau mișcările (creștere ori scădere) pe tot parcursul intervalului și rezultatele finale, de la sfârșitul perioadei de analiză.
Toate aceste date, de o mare importanță atât pentru contabili, cât și pentru antreprenori sau managerii entităților economice, pot fi reflectate în mod clar și intuitiv în cadrul balanței de verificare care, din acest punct de vedere, seamănă foarte mult cu un raport de activitate, dar de natură contabilă. Acest instrument este, de fapt, un tablou general al tuturor operațiunilor firmei într-o perioadă de timp dată.
Ce trebuie să știi despre balanța contabilă?
În primul rând trebuie știut că, din punct de vedere legal, balanța de verificare se întocmește la sfârșitul fiecărei luni, însă ea poate fi realizată și pentru perioade mai scurte de timp. Cu ajutorul balanței poți avea mereu informații clare despre cash-flow-ul afacerii, despre gradul de îndatorare, poți face previziuni privind încasările, și cel mai important, poți lua decizii mai bune.
De fapt, atunci când managerii doresc să aibă o imagine actualizată și clară a ceea ce se petrece în firmă, instrumentul poate fi întocmit săptămânal sau chiar zilnic pentru firmele cu o activitate vastă, ce implică operațiuni comerciale complexe. Astfel, vei putea avea în orice moment situații clare, pe baza cărora poți lua decizii informate în ceea ce privește viitoarea direcție de acțiune pentru îndeplinirea scopurilor întreprinderii.
Cine este responsabil de întocmirea balanței?
Ei bine, ca toate celelalte documente contabile, balanța este pregătită de contabil, pe baza documentelor primite: facturi emise către clienți; facturi de la furnizori; chitanțe; extrase bancare; deconturi de cheltuieli etc.
În urma înregistrării tuturor operațiunilor contabilul îți poate da o situație actualizată a afacerii, și anume, o balanță contabilă.
Există mai multe tipuri de balanță contabilă?
Da, există două tipuri de balanțe contabile:
1. balanța sintetică – în care sunt prezentate conturile fără a detalia componența lor;
2. balanța analitică – prezintă conturile în mod detaliat.
În timp ce o balanță sintetică îți poate arăta o sumă globală pe care trebuie să o plătești, o balanță analitică îți arată în mod detaliat toți creditorii și cât trebuie să plătești fiecăruia.
Balanțele de verificare pot fi clasificate și după numărul de egalități pe care le conțin:
– balanța cu o singură egalitate – verifică fie egalitatea sumei creditorilor cu cea a debitorilor, fie egalitatea soldurilor acestora;
– balanța cu două egalități– verifică atât egalitatea sumelor, cât și a soldurilor debitorilor și creditorilor;
– balanța cu trei egalități – verifică egalitatea soldurilor inițiale debitoare și creditoare, egalitatea rulajelor debitoare și creditoare și, la final, egalitatea soldurilor finale debitoare și creditoare;
– balanța cu patru egalități – îndeplinește funcțiile tuturor celorlalte balanțe, verificând egalitățile sumelor precedente, ale rulajelor curente, ale sumelor totale și ale soldurilor finale creditoare și debitoare.
Balanța cu patru egalități este considerată cea mai completă metodă de verificare economico-financiară a unei întreprinderi comerciale.
Ce informații sunt importante într-o balanță contabilă?
La prima vedere, balanța poate părea de neînțeles – are multe cifre, debit, credit. De ce este nevoie să citești asta? Pentru că doar așa poți înțelege cifrele afacerii tale și poți lua deciziile corecte.
Cum o citești? În balanță apar mai multe cifre, după cum urmează:
1. cifrele principale, adică 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, se numesc clase de conturi;
2. numerele mai mici imediat sub ele (101, 106 etc.) reprezintă conturile.
Într-adevăr, sunt multe conturi și multe informații de înțeles atunci când te uiți pe o balanță. Ce trebuie să știi este că nu toate informațiile sunt relevante pentru a-ți face o părere, ci doar câteva mai importante.
Iată mai jos unde ar trebui să te uiți și ce să verifici lunar în balanța ta:
1. Imobilizările – asigură-te că soldul final debitor al clasei 2 este egal cu valoarea totală de intrare a imobilizărilor din Registrul de imobilizări, iar soldul final creditor al clasei 2 coincide cu totalul amortizării din Registrul de imobilizări. În caz contrar, sumele trebuie corectate;
2. Plăți versus încasări – verifică lunar care este situația datoriilor către furnizori (401) și a sumelor de încasat de la clienți (411);
3. Taxe și contribuții ANAF – este important să îți plătești datoriile la buget la timp pentru a evita eventualele amenzi. Verifică lunar ce ai plătit și care este soldul conturilor de taxe și impozite din clasa 4:
– 431, 436, 444 – conturi cu sumele referitoare la contribuțiile salariale;
– 441 – impozitul pe profit/venitul microîntreprinderilor;
– 4423 – TVA de plată;
– 4424 – TVA de recuperat.
4. Angajați – nu uita să te asiguri că angajații au fost plătiți! Sunt o resursă importantă a afacerii tale, așa că poți verifica plățile în contul 421 – salarii datorate către angajați;
5. Împrumuturi către societate – orice companie are nevoie de bani pentru a se susține, însă uneori pot apărea blocaje financiare. Dacă ți-ai împrumutat firma, în contul 4551 vei regăsi aceste sume. Nu uita că acești bani trebuie restituiți, asemenea oricărui alt tip de împrumut;
6. Care este situația banilor? Trebuie să verifici care este soldul din casă (contul 5311) și câți bani ai în conturile la bănci (5121);
7. Profit sau pierdere – Contul 121 – Poate cel mai important cont pentru administratori: trebuie să verifici anual dacă firma înregistrează profit sau pierdere:
– dacă soldul contului 121 este creditor, atunci ai obținut profit;
– dacă soldul contului 121 este debitor, atunci înregistrezi o pierdere.
Este recomandat să faci trimestrial, sau chiar lunar, o analiză detaliată a componenței veniturilor și cheltuielilor. În plus, analizează toți indicatorii care se pot calcula pe baza lor. Diferența între venituri și cheltuieli este reflectată în contul de profit sau pierdere al companiei. Unul dintre cei mai relevanți indicatori în acest caz este marja de profit. Aceasta te ajută să identifici câți bani ai făcut pentru companie.
Câteva recomandări pentru a înțelege balanța contabilă
Așadar, citirea atentă a balanței îți poate dezvălui anumite erori, care indică nereguli de contabilitate. Mai jos îți dăm câteva exemple de corelații care te vor ajuta să faci o verificare mai rapidă:
– în balanță trebuie să fie înregistrate toate clasele de conturi;
– totalurile generale ale fiecărei coloane trebuie să aibă debitul egal cu creditul – în caz contrar, ai ceea ce se numește „balanță șchioapă”;
– conturile de venituri (Clasa 7) și de cheltuieli (Clasa 6) nu trebuie să aibă solduri finale;
– soldul final al contului 121 trebuie să fie egal cu diferența dintre total sume Clasa 7 și total sume Clasa 6;
– soldul contului 5121 trebuie să fie conform cu soldul de pe extrasul de cont, în timp ce soldul contului 5311 trebuie să fie conform cu soldul de pe registrul de casă;
– în cazul conturilor în valută, soldurile acestora trebuie actualizate la sfârșit de lună, conform cursului valutar BNR din ultima zi a lunii;
– dacă firma a înregistrat profit, în balanță trebuie să figureze contul 1061 – Rezerve legale.
De asemenea, cifrele din balanța sintetică trebuie să corespundă cu cele din balanța analitică. Nu uita că balanța contabilă este un document important de care vei avea nevoie și atunci când vei vrea să accesezi un fond/leasing/credit bancar, să atragi un partener de business, să vinzi sau în cazul unui control ANAF.
Ca antreprenor sau administrator nu trebuie să cunoști contabilitatea, însă trebuie să înțelegi câteva informații de bază despre balanța contabilă. În felul acesta îți vei putea înțelege mai bine afacerea, și vei putea lua decizii mai bune.
