Atunci când ai o afacere care implică producția și/sau vânzarea de produse, ca antreprenor, te gândești la administrarea eficientă a stocurilor – un management eficient care să te ajute să obții profitul maxim. Îți dorești ca inventarele să fie perfecte, angajații tăi să fie implicați și mulțumiți, dar, cel mai probabil te gândești la gestionarea stocurilor – cum să faci asta cu resurse eficiente, timp puțin, dar cu rezultate perfecte.
Administrarea stocurilor este o operaţiune importantă pentru majoritatea companiilor şi critică pentru sectorul distribuţie-retail. În cazul ideal, stocurile trebuie să fie disponibile pentru vânzare atunci când clienţii au nevoie de ele.
Stocul de mărfuri reprezintă o formă de materializare a ofertei, mai exact forma pe care o îmbracă toate mărfurile aflate în circulație. El cuprinde cantitățile de mărfuri care rămân în rețeaua comercială până în momentul vânzării lor către consumatorii finali. Privit ca proces economic, stocajul definește o stagnare a circulației mărfurilor, atunci când nu depășeste limitele normale, fiind o condiție necesară a procesului circulației mărfurilor.
Ştiaţi că?
Stocul de mărfuri reprezintă unul din mijloacele prin care comerțul realizează rolul său de intermediar între producție și consum.
Fluctuația stocurilor
În general, stocurile sunt luate prea puțin în considerare atunci când se analizează îmbunătățirea performanțelor companiei.
Stocurile mari dau încredere managerilor responsabili de producție și vânzări prin faptul că vor avea mereu ceva de lucru, vor exista produse disponibile pentru potențialii clienți, nu vor avea întârzieri de livrare pentru eventuale comenzi, chiar dacă financiar gândind, pot exista probleme majore de lichidități în perioadele în care cheltuielile sunt mai mari decât veniturile.
Stocurile mai mici decât cele necesare conduc la o lipsă de produse, la cheltuieli de urgență pentru expedierea sau producerea mărfurilor și se încheie cu nemulțumirea clienților. În luarea deciziilor legate de stocuri, antreprenorii trebuie să pună în balanță costurile, necesare menținerii unor stocuri optime, cu vânzările și cu profiturile care vor rezulta din aceste stocuri.
Administrarea eficientă a stocurilor – Stocuri prea mari
Cauzele care determină apariția suprastocării țin de strategia de producție/vânzare aleasă de companie. Dacă, de exemplu, se dorește o creștere a producției/vânzărilor, se favorizează crearea de stocuri mari. Desigur, există și alte cauze care duc la o stocare în exces:
– aprovizionare cu cantități mari de materiale, din rațiuni de eficiență economică (prețul redus de aprovizionare, în funcție de cantitatea comandată; constrângeri impuse de furnizor; marfa de import, etc.);
– planificare neadecvată a producției;
– capacitate de disponibilitate incertă a echipamentelor utilizate în producție;
– organizare inadecvată a posturilor de lucru;
– timpi mari de schimbare de fabricație;
– spațiu disponibil suficient pentru achiziții mari;
– lipsa unor standarde de lucru sau niveluri de calificare neadecvate;
– capacitatea de înțelegere redusă a implicațiilor financiare.
În urma suprastocării, consecințele nedorite determină:
– riscul mare de deteriorare, depreciere și uzură morală, pierdere, furt, incendii sau accidente;
– probleme de flux de numerar și reducere a profitului;
– flexibilitate limitată față de potențialele cerințe ale clienților;
– investiții și costuri de logistică sporite (manoperă, echipamente, mobilier specific, soft-uri de gestiune, etc.);
– apariția problemelor cronice pe fluxul de proces – fiabilitate redusă a echipamentelor, deficiențe de planificare, lipsa de control a proceselor ș.a.;
– dezordine, supraîncărcarea spațiilor de lucru;
– întârzieri în livrarea informațiilor, deciziilor, bunurilor necesare din cauza multiplelor căutări, a situațiilor neactualizate.
În analiza pierderilor dintr-o unitate economică, trebuie verificat dacă acestea au drept cauză suprastocarea. Iar această situație este evidentă datorită simptomelor specifice. Adică: depozitele și majoritatea spațiilor disponibile sunt ocupate aproape tot timpul, există liste lungi de lucrări comandate de către clienți și încă neprocesate, se practică în mod frecvent aprovizionarea bazată pe discount-ul de preț acordat la cantități mari, apare necesitatea implementării unor soft-uri și sisteme automatizate și scumpe pentru gestionarea stocurilor din depozite, periodic se raportează bunuri deteriorate și produse care expiră, etc.
Administrarea eficientă a stocurilor – Stocuri prea mici
Fără discuție, nivelul stocurilor influențează satisfacția clienților. Problema de bază constă în găsirea unei soluții pentru nivelul stocurilor, mai concret o administrare eficientă a stocurilor.
Stocurile prea mici stau la baza apariției rupturilor de stoc, de altfel un fenomen negativ la nivelul economic al societății.
Această situație implică găsirea unor soluții rapide de rezolvare precum:
– acceptarea lipsei de stoc prin renunțare și reprogramarea activității afectate de această situație;
– impulsionarea furnizorilor, partenerii de relații de vânzare-cumpărare, pentru livrarea la termenul stabilit sau anticipat a produselor/resurselor materiale comandate, contractate sau solicitate;
– reconstrucția urgentă a stocului, indiferent de efortul necesar și sursa de aprovizionare;
– reaprovizionarea la intervale de timp mai mici;
– aprobarea consumului din stocul de siguranță, dacă acesta a fost prevăzut inițial;
– folosirea unor produse/resurse materiale înlocuitoare, de multe ori mai slabe din punct de vedere calitativ.
Concluzii
În general, stocurile determină efecte economice nefavorabile importante, uneori greu de acceptat și, ca regulă generală, trebuie evitate, pe cât posibil.
Ținând cont de situațiile extreme în care te poți poziționa ca antreprenor/manager în privința stocajului, trebuie să găsești o situație de mijloc. Astfel te asiguri de continuitatea procesului de producție, ceea ce va duce la obținerea unor venituri constante, prin comercializarea ulterioară a produselor.
Menţinerea stocurilor de producţie la nivelurile planificate (administrarea eficientă a stocurilor) te scapă de extreme.
Prin efectuarea unei analize constante a nivelului stocurilor se face o prevenire a apariției lipsei de stoc sau suprastocării de resurse materiale.
